Wolontariat jest ważnym elementem działalności wielu fundacji i stowarzyszeń. Aby współpraca z wolontariuszami była bezpieczna i prawidłowo zorganizowana, warto odpowiednio uregulować jej zasady oraz zadbać o dokumentację.
Pomagam organizacjom pozarządowym w przygotowaniu i analizie porozumień wolontariackich, regulaminów, procedur oraz innych dokumentów związanych z angażowaniem wolontariuszy.
Porozumienie z wolontariuszem
Podstawowym dokumentem regulującym współpracę jest porozumienie pomiędzy organizacją a wolontariuszem.
Pomagam w przygotowaniu porozumień określających m.in.:
- zakres wykonywanych świadczeń,
- miejsce i sposób ich wykonywania,
- czas trwania współpracy,
- zasady rozwiązania porozumienia,
- zwrot kosztów,
- obowiązki organizacji,
- odpowiedzialność stron,
- zasady poufności,
- sposób korzystania z mienia organizacji.
Dokument powinien odpowiadać rzeczywistemu charakterowi współpracy, a nie być jedynie formalnym wzorem.
Obowiązki organizacji wobec wolontariusza
Fundacja lub stowarzyszenie korzystające ze świadczeń wolontariuszy ma określone obowiązki.
Pomagam organizacjom prawidłowo uregulować kwestie dotyczące m.in.:
- bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania świadczeń,
- informacji o ryzyku związanym z wykonywanymi zadaniami,
- ubezpieczenia,
- zwrotu kosztów ponoszonych przez wolontariusza,
- dokumentowania współpracy,
- wydawania zaświadczeń lub potwierdzeń wykonanych świadczeń.
Ubezpieczenie wolontariusza
Zakres obowiązków dotyczących ubezpieczenia zależy m.in. od charakteru i czasu trwania współpracy.
Pomagam w ocenie:
- jakie obowiązki spoczywają na organizacji,
- kiedy konieczne lub celowe jest dodatkowe ubezpieczenie,
- jakie ryzyka warto uwzględnić w dokumentacji,
- jak uregulować kwestie odpowiedzialności za szkody.
Zwrot kosztów wolontariusza
Wolontariat ma charakter nieodpłatny, ale może wiązać się z koniecznością zwrotu określonych kosztów poniesionych przez wolontariusza.
Pomagam w przygotowaniu zasad dotyczących m.in.:
- kosztów przejazdów,
- podróży,
- zakwaterowania,
- innych wydatków związanych z wykonywaniem świadczeń,
- dokumentowania poniesionych kosztów.
Warto te zasady określić z góry, szczególnie w organizacjach korzystających z wolontariatu regularnie.
Regulamin wolontariatu
W organizacjach angażujących większą liczbę wolontariuszy przydatne może być przygotowanie wewnętrznego regulaminu.
Regulamin może określać m.in.:
- zasady rekrutacji wolontariuszy,
- sposób przydzielania zadań,
- obowiązki i uprawnienia,
- zasady korzystania ze sprzętu,
- bezpieczeństwo,
- poufność,
- zasady komunikacji,
- procedurę zakończenia współpracy.
W sprawach dotyczących przygotowania dokumentacji można skorzystać również z usługi Umowy i regulaminy dla fundacji i stowarzyszeń.
Wolontariat a zatrudnienie
Warto również odróżnić wolontariat od zatrudnienia na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.
Nie każda nieodpłatna aktywność może być prawidłowo kwalifikowana jako wolontariat. Wątpliwości mogą pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy sposób wykonywania obowiązków zaczyna przypominać typową relację pracowniczą.
W sprawach związanych z zatrudnieniem i organizacją pracy można skorzystać również z oferty Prawo pracy.
Pomoc dla wolontariuszy
Pomoc prawna może być również skierowana do samych wolontariuszy.
Konsultacja może dotyczyć m.in.:
- treści porozumienia,
- zakresu obowiązków,
- zwrotu kosztów,
- odpowiedzialności,
- bezpieczeństwa wykonywania świadczeń,
- zakończenia współpracy,
- potwierdzenia wykonanych świadczeń.
Wolontariat w projektach i grantach
Wolontariusze często uczestniczą w realizacji projektów finansowanych z grantów lub środków publicznych.
W takich przypadkach pomoc może obejmować również:
- analizę warunków projektu,
- sposób dokumentowania udziału wolontariuszy,
- przygotowanie wzorów dokumentów,
- analizę zasad rozliczania świadczeń wolontariuszy,
- dostosowanie dokumentacji do wymogów projektu.
Konsultacja w sprawie wolontariatu
Jeżeli fundacja lub stowarzyszenie planuje korzystać z wolontariuszy albo chce uporządkować istniejącą dokumentację, pierwszym krokiem może być analiza sposobu organizacji współpracy.
Spotkania odbywają się w Kancelarii przy ul. Szafera 7/33 w Krakowie, po wcześniejszym umówieniu terminu.
Stała obsługa prawna fundacji i stowarzyszeń
Telefon: +48 794 037 857