Czy jest możliwe?
Przedstawmy następujący stan faktyczny. Członek zarządu spółki z o. o. chciałby kupić samochód, który jest własnością spółki. Czy w takim przypadku członek zarządu ma się podpisać po umową za siebie i za spółkę? Otóż nie. Kodeks spółek handlowych przewiduje, że to zarząd reprezentuje spółkę, niemniej jednak od tej zasady są wyjątki. Podany wyżej stan faktyczny jest właśnie takim wyjątkiem, bowiem taka sytuacja doprowadzało by do tego, że po obu stronach umowy występowałaby ta sama osoba, co w istocie stanowiłoby konflikt interesu. A zatem jak powinna być reprezentacja spółka z o. o. w przypadku umowy z członkiem zarządu aby umowa była ważna i skuteczna?
Art. 210 § 1 k. s. h. wskazuje wprost iż przy umowie pomiędzy spółką a członkiem zarządu, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. A zatem przy zawieraniu umów z członkiem zarządu wyłącznie wyżej wskazane podmioty mogą reprezentować spółkę. Wartę uwagi jest to, że prokurent nie został ujęty w wyżej wskazanym przepisie jako podmiot mogący reprezentować spółkę przy takich umowach.
Rada nadzorcza spółki będzie ją reprezentowała w przypadkach gdy została ustanowiona. Dla zachowania wszelkich formalności rada nadzorcza powinna podjąć uchwałę, w której to upoważni jednego ze swych członków do zawarcia umowy oraz wskaże wytyczne takiej umowy (rodzaj, zakres itd.) albo rodzaj umów jakie będą zawierane z członkiem zarządu (jeśli umowy będą zawierane „co jakiś czas”)
Drugim podmiotem, który może reprezentować spółkę podczas zawierania umów z członkiem zarządu jest pełnomocnik. Przepisy nie wskazują kto może być pełnomocnikiem. Niemniej jednak z kręgu potencjalnych pełnomocników powszechnie wyklucza się członka zarządu, z którym ma zostać zawarta umowa oraz innych członków zarządu. Uchwała zgromadzenia wspólników powołująca pełnomocnika powinna wskazywać osobę, która będzie pełnomocnikiem oraz czynność, do której została powołana.
Co jednak w przypadku gdy członek zarządu jest jedynym udziałowcem? W takim przypadku mamy do czynienia z sytuacją gdy ta sama osoba będzie wyznaczała pełnomocnika, a następnie zawierała z nim umowę, co może poddawać pod wątpliwość bezstronność w wyborze pełnomocnika. Otóż Kodeks spółek handlowych przewiduje, że w takim przypadku, dla ważności umowy, koniecznym jest zawarcie umowy w formie aktu notarialnego. Następnie zaś notariusz musi wysłać umowę do właściwego sądu KRS.