Dokumentacja współpracy B2B powinna pokazywać rzeczywiście wykonaną usługę, a nie tworzyć sztuczny obraz niezależności. W kontroli PIP liczy się spójność dokumentów z praktyką.
Najlepszy materiał powstaje na bieżąco: przy zlecaniu prac, rozliczaniu etapów, odbiorze usług, poprawianiu błędów i ponoszeniu kosztów.
Dokumentacja ma dwa cele. Po pierwsze, ułatwia zarządzanie usługą – wiadomo, co zamówiono, co wykonano, ile to kosztuje i kto odpowiada za błędy. Po drugie, w razie kontroli pokazuje rzeczywisty sposób współpracy. Jeżeli dokumenty są przydatne tylko w drugim celu, często oznacza to, że zostały stworzone sztucznie.
Najlepszym podejściem jest więc projektowanie procesów biznesowych, które naturalnie generują właściwy materiał. Zamówienia, odbiory i reklamacje powinny istnieć dlatego, że pomagają firmie zarządzać kontraktorem. Wtedy ich wartość dowodowa jest niejako efektem ubocznym prawidłowej organizacji.